Dicas valiosas para organizar o seu fluxo de caixa

Toda empresa possui um fluxo de caixa, e saber estruturar essa ferramenta para a gestão empresarial é de grande importância para a tomada de decisões.

O fluxo de caixa nada mais é do que a entrada e saída de valores de uma empresa, como por exemplo o pagamento a fornecedores, o recebimento de clientes, as folhas de pagamento, entre outros.

Organizar notas fiscais, duplicatas, boletos, guias e diversas informações contábeis pode gerar um acúmulo de arquivos guardados em diversos locais, dificultando a localização desses documentos e, consequentemente, gerando multas por atrasos ou esquecimento.

O ideal é manter um controle rigoroso sobre tudo isso. Mas, antes de começar, é necessário elaborar um controle bem estruturado do seu fluxo de caixa.

Período para controle

Defina primeiramente o período que você deseja controlar. Caso já tenha alguns lançamentos passados, é recomendável incluir dados dos 3 meses anteriores para criar uma base sólida. Idealmente, faça o controle em um período de 12 meses.

Tenha em mãos todos os saldos

É importante ter todos os saldos da empresa, como contas bancárias, cofre, caixa administrativo, vendas, prestação de serviços, entre outros. Coloque todo o "dinheiro" que você tem disponível na empresa.

Esse valor é crucial, pois servirá como ponto de partida para a projeção do seu caixa.

Registre todos os gastos a pagar ou a receber

Aqui você deve anotar diversas informações que farão diferença na hora de calcular. Anote com cuidado todos os valores e não esqueça de nenhum.

Pegue todas as contas que sua empresa tem a pagar, sejam elas de fornecedores, colaboradores ou funcionários.

Para empresas que vendem ou compram a prazo, é necessário acompanhar cada vencimento para evitar atrasos, que podem gerar multas e juros. É importante também ter uma política para com os que te devem, para ter um controle mais eficiente da situação.

Mantenha atualização rigorosa

Anote todas as entradas e saídas de dinheiro que ocorrerem no caixa da sua empresa no momento em que acontecerem.

A correria do dia a dia pode atrapalhar ou até mesmo atrasar algumas funções, mas se você não registrar todas as entradas e saídas de dinheiro diariamente, o risco de um fluxo de caixa desorganizado será iminente.

A dica é começar a anotar tudo, seja no tradicional papel e caneta e, ao final do dia, transferir para uma planilha ou, ao final da semana, consolidar essas informações. Se você trabalha com um computador, existem planilhas de Excel prontas para isso, ou você pode criar uma planilha simples com entradas e saídas diárias.

Para aqueles que não têm disponível nenhum dos recursos acima, pode-se anotar no próprio celular, em um bloco de notas, e descrever sobre a saída ou entrada. O importante é registrar, sempre!

Só assim você terá um fluxo de caixa organizado, que permitirá fazer previsões.

Separe por:

Valor inicial: quanto você tem de dinheiro em caixa;
Entradas: tudo o que você vendeu e entrou para você;
Saídas: gastos que você teve, ou seja, tudo que saiu do caixa da empresa;
Saldo final: esse valor é o resultado de tudo (valor inicial + entradas - saídas = saldo final). Você iniciará o próximo mês com esse valor em caixa.

Exemplo:

Depois de atualizar o seu fluxo de caixa, você poderá ver o que está ocorrendo e onde poderá melhorar, evitando assim surpresas futuras.

O exemplo acima demonstra que, no mês de janeiro, a empresa precisou utilizar recursos do saldo anterior (caso não tivesse, teria que recorrer a empréstimo) para cumprir com os compromissos.

Já no mês seguinte, a situação se inverte, onde a empresa honra os compromissos e ainda sobram valores para manter para o próximo mês ou realizar outro investimento.

Dessa forma, você conseguirá se precaver de possíveis emergências ou falta de recursos para cumprir com compromissos.

Informações como essas podem auxiliar nas tomadas de decisões para a contratação de um novo funcionário, contratação de serviços ou até mesmo investimentos em novas oportunidades.

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